Vedtekter for Sparebankstiftelsen Hedmark

Stiftet 29. oktober 2015

1 ALMINNELIGE BESTEMMELSER

§ 1-2 Firma og forretningskontor

Stiftelsens navn er Sparebankstiftelsen Hedmark. Stiftelsens forretningskontor er i Hamar kommune.

§ 1-2 Formål

Stiftelsens formål er å forvalte egenkapitalbevis den ble tilført ved opprettelsen og å utøve et betydelig, langsiktig og stabilt eierskap i SpareBank 1 Østlandet med sikte på å opprettholde sin relative eierandel i SpareBank 1 Østlandet, blant annet gjennom deltagelse i emisjoner. Stiftelsen kan for øvrig plassere midlene på en hensiktsmessig og betryggende måte ut fra hensynet til sikkerhet, likviditet og risikojustert avkastning.

Stiftelsen kan disponere deler av overskuddet og dele ut utbyttemidler til allmennyttige formål. Stiftelsen skal i sin utdeling av utbyttemidler fortrinnsvis ta hensyn til regionen som har bygget opp kapitalen i Sparebanken Hedmark.

Gjennom sitt eierskap i SpareBank 1 Østlandet skal stiftelsen videreføre sparebanktradisjonene i Hedmark. For øvrig kan stiftelsen utøve annen virksomhet som er forenlig med angitte formål og de rammer som til enhver tid følger av regelverket for sparebankstiftelser.

§ 1-3 Stiftelsens kapital

Stiftelsen opprettes med 79 740 000 egenkapitalbevis pålydende kr 50 i SpareBank 1 Østlandet og et kontantbeløp på kr 1 000 000.

Stiftelsens grunnkapital skal utgjøre kr 1 400 000 000.

Stiftelsen kan motta ytterligere midler utover avkastning på stiftelsens kapital etter samtykke fra styret i stiftelsen. Beslutning om at slike midler skal tillegges grunnkapitalen treffes av generalforsamlingen. Stiftelsen kan ikke motta midler dersom det erknyttet vilkår til disponeringen som ikke er i samsvar med stiftelsens formål.

Stiftelsen skal ha en eierandel i SpareBank 1 Østlandet som utgjør mer enn 1/3 av bankens utstedte eierandelskapital.

§ 1-4 Opptak av lån

Stiftelsen kan oppta lån i samsvar med de rammer som til enhver tid følger av regelverket for sparebankstiftelser.

2 STIFTELSENS ORGANER

§ 2-1 Organene

Stiftelsen skal ha generalforsamling, styre og valgkomité. I tillegg skal stiftelsen ansette en daglig leder.

§ 2-2 Valg av generalforsamlingen

Generalforsamlingen skal bestå av 14 medlemmer og 7 varamedlemmer. Generalforsamlingens sammensetning skal avspeile kundestrukturen i Sparebanken Hedmark som opprettet stiftelsen, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knyttet til sparebankstiftelsens virksomhet.

Generalforsamlingen skal bestå av henholdsvis seks medlemmer og tre varamedlemmer bosatt i region Hedmarken, fire medlemmer og to varamedlemmer bosatt i region Østerdalen og fire medlemmer og to varamedlemmer bosatt i region Glåmdalen. Medlemmene og varamedlemmene velges av og blant innskytere som de siste seks måneder før kunngjøringen av valget har hatt innskudd i SpareBank 1 Østlandet over et bestemt beløp fastsatt i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler. Ingen innskyter kan avgi mer enn en stemme.

Valg av medlemmer eller varamedlemmer av generalforsamlingen skal skje innenfor den til enhver tid gjeldende lovgivning. Valget forberedes av valgkomiteen og organiseres av styret i stiftelsen. Valget kunngjøres i minst 14 dager før valget skal finne sted, og for øvrig slik styret bestemmer. Valget kan foregå ved brev, herunder elektronisk post eller annen forsvarlig måte etter styrets nærmere bestemmelse.

Medlemmer til generalforsamlingen velges for fire år. Varamedlemmer skal velges for to år. Valgene til generalforsamlingen foretas innen utløpet av april måned. Gjenvalg kan finne sted. Ingen kan inneha verv som medlem eller varamedlem av generalforsamlingen for et samlet tidsrom lenger enn 12 år.

Halvparten av medlemmene av generalforsamlingen er på valg annet hvert år. For de medlemmene som er valgt ved første gangs valg, avgjøres det ved loddtrekning hvem som skal uttre ved neste valg.

Generalforsamlingen velger selv sin leder og nestleder. Valget gjelder for ett år.

Medlemmer og varamedlemmer av generalforsamlingen må ikke inneha styreverv eller ansettelse i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Østlandet. Inntrer slike forhold for noe medlem i løpet av funksjonstiden, trer varamedlemmet inn i vedkommendes sted. Dersom det er varamedlemmet som rammes, bortfaller vedkommende varamedlem.

§ 2-3 Avholdelse av generalforsamling

Innen 1. juli hvert år skal stiftelsen avholde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingen holdes der stiftelsen har forretningskontor. På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres:

1. Valg av leder og nestleder for generalforsamlingen
2. Valg av styremedlemmer
3. Valg av medlemmer til valgkomiteen
4. Fastsette godtgjørelse til medlemmer av generalforsamlingen, styret og valgkomiteen
5. Valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse
6. Føre tilsyn med stiftelsens virksomhet
7. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning
8. Beslutte etter forslag fra styret, anvendelse av årets overskudd, herunder hvor stor del av årets overskudd som skal anvendes til gaveformål.
9. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen som saksforberedende, rådgivende eller besluttende organ.

I tillegg skal generalforsamlingen etter forslag fra styret behandle og avgjøre:

1. Avhendelse av egenkapitalbevis i SpareBank 1 Østlandet som ble tilført stiftelsen ved opprettelsen etter § 1-3
2. Endring av stiftelsens vedtekter
3. Beslutte omdanning av stiftelsen
4. Forvaltning av stiftelsens midler gjennom samtykke til omdanning av SpareBank 1 Østlandet til aksjebank/allmennaksjebank, fisjon av banken og avhendelse av en vesentlig del av SpareBank 1 Østlandets virksomhet
5. Avvikling av stiftelsen

Generalforsamlingen innkalles av styret. Ved kjent forfall innkalles varamedlemmer.

Styret kan bestemme at det skal innkalles til ekstraordinær generalforsamling. Styret skal innkalle til ekstraordinær generalforsamling når revisor eller minst to medlemmer av generalforsamlingen skriftlig krever det for å få behandlet et bestemt angitt emne.

Innkalling til generalforsamling skal angi tid og sted for møtet, og de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Innkalling til ordinær generalforsamling skal sendes senest 14 dager før generalforsamlingen

Et medlem har rett til å få behandlet en sak meldt skriftlig til styret innen én uke før fristen for innkalling til møtet i generalforsamlingen.

Hvert enkelt medlem av generalforsamlingen har én stemme i generalforsamlingen.

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når minst 2/3 av medlemmene er til stede. En beslutning av generalforsamlingen krever alminnelig flertall av de avgitte stemmer om ikke annet er fastsatt i lov eller vedtekter.

Beslutning som nevnt i punkt 10 krever tilslutning fra minst 2/3 av de avgitte stemmene, likevel slik at beslutning om salg av egenkapitalbevis i SpareBank 1 Østlandet som inngår i grunnkapitalen eller som bringer stiftelsens eierandel under 1/3 av bankens utstedte eierandelskapital krever tilslutning fra samtlige medlemmer av generalforsamlingen.

Beslutninger som nevnt i punkt 12 til 14 krever tilslutning fra samtlige medlemmer av generalforsamlingen. Beslutning om avvikling og om å endre vedtektene skal forelegges rette myndigheter for godkjenning.

Styrets leder skal møte på generalforsamlingen. Styrets øvrige medlemmer og daglig leder har møterett.

Det føres protokoll over forhandlingene. Protokollen skal underskrives av møtelederen og to andre personer som utpekes av generalforsamlingen blant de tilstedeværende.

§ 2-4 Styret

Stiftelsen skal ha et styre på fem medlemmer og tre varamedlemmer, hvorav to medlemmer og ett varamedlem skal være bosatt i region Hedemarken, ett medlem og ett varamedlem skal være bosatt i region Glåmdalen, og ett medlem og ett varamedlem bosatt i region Østerdalen, samt en uavhengig styreleder bosatt i Hedmark.

Styret skal ha den myndighet og ansvar som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning og disse vedtekter.

Styrets medlemmer og varamedlemmer, herunder styrets leder, velges av generalforsamlingen for to år av gangen. I første periode tjenestegjør to medlemmer i ett år. Gjenvalg kan finne sted, likevel slik at ingen kan velges som medlem eller varamedlem for et samlet tidsrom lenger enn 12 år.

Sammensetningen av styret skal reflektere sammensetningen av de grupper som er representert i generalforsamlingen. Medlemmer og varamedlemmer av styret skal tilfredsstille de krav som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Medlemmer og varamedlemmer av styret må ikke inneha styreverv eller ansettelse i SpareBank 1 Østlandet eller annet selskap i samme konsern. Dette er likevel ikke til hinder for at medlemmer eller varamedlemmer av styret kan velges til å representere stiftelsen i bankens organer i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning. Medlemmer og varamedlemmer av styret må ikke inneha styreverv eller ansettelse i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Østlandet eller med et annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 Østlandet. Inntrer slike forhold for noe medlem i løpet av funksjonstiden, trer varamedlemmet inn i vedkommendes sted dersom det er oppnevnt varamedlemmer, ellers foretas suppleringsvalg. Dersom det er varamedlemmet som rammes, bortfaller vedkommende varamedlem.

§ 2-5 Styrets saksbehandling

Styret skal behandle saker i møte med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og beretning skal behandles i møte. Daglig leder skal møte i styremøtene.

Styreleder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Styremedlemmene kan kreve at styret behandler bestemte saker. Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med rimelig frist.

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene, og ved kjent forfall deres eventuelle varamedlemmer, så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

En beslutning av styret krever at et flertall av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som styrets leder har stemt for. Er styrets leder ikke til stede, gjelder det som møtelederen har stemt for. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.

§ 2-6 Inhabilitet

Et styremedlem eller et medlem av generalforsamlingen må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Et styremedlem eller et medlem av generalforsamlingen kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen når vedkommende eller noen nærstående har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når vedkommende i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken. Ved offentlig stilling eller verv er vedkommende likevel ikke inhabil i saker som gjelder disponering av midler til fordel for det offentlige.

§ 2-7 Representasjon utad

Styrets leder eller to av styrets medlemmer i fellesskap tegner stiftelsens firma. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter.

§ 2-8 Daglig leder

Styret skal ansette en daglig leder. Daglig leder skal være bosatt i Hedmark.

Daglig leder står for den daglige ledelse av stiftelsens virksomhet, og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Daglig leder skal effektuere de utdelinger stiftelsen foretar, og sørge for at det blir allment kjent at midlene stammer fra Sparebankstiftelsen Hedmark. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som er av uvanlig art eller stor betydning. Daglig leder skal sørge for at stiftelsens regnskaper er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte.

Daglig leder må ikke inneha styreverv eller ansettelse i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Østlandet eller med et annet selskap i samme konsern som Sparebank 1 Østlandet. Daglig leder kan heller ikke ha ansettelse i SpareBank 1 Østlandet eller annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 Østlandet.

§ 2-9 Valgkomiteen

Generalforsamlingen velger en valgkomité bestående av tre medlemmer og ett varamedlem, herunder valgkomiteens leder. Valget foretas blant generalforsamlingens medlemmer. Valget gjelder for to år av gangen.

Valgkomiteen skal forberede valget av medlemmer og varamedlemmer til henholdsvis styret, generalforsamlingen og valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes.

Valgkomiteens arbeid fremkommer av egen instruks.

3 FORVALTNING OG DISPONERING AV STIFTELSENS MIDLER

§ 3-1 Forvaltningen av stiftelsens midler

Styret forvalter stiftelsens midler eller fastsetter nærmere retningslinjer for dette. Forvaltningen av stiftelsens midler skal være konservativ og styret skal påse at stiftelsens midler forvaltes på en forsvarlig måte og i tråd med stiftelsens formål, jfr. ovennevnte og § 1-2, samt at virksomheten utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler og stiftelsens vedtekter.

Stiftelsens kortsiktige midler skal plasseres i bank og rentebærende papirer med lav risiko.

For å være i tråd med stiftelsens formål, skal stiftelsen i sin forvaltning, så langt som mulig, sørge for at stiftelsens grunnkapital opprettholdes, samt at eierskapet til enhver tid minst skal utgjøre mer enn 1/3 av utstedte egenkapitalbevis i SpareBank 1 Østlandet, jf. § 1-3.

§ 3-2 Disponering av stiftelsens midler

Stiftelsen kan dele ut gaver til allmennyttige formål i samsvar med stiftelsens formål, jf. § 1-2 og fastsetter nærmere retningslinjer for utdelingen.

Styret forestår utdeling av gaver innenfor de rammer som er truffet av generalforsamlingen om anvendelse av årets overskudd. Styret kan overlate til generalforsamlingen å treffe beslutning om utdeling til enkelte gaveformål.

4 ANDRE BESTEMMELSER

§ 4-1 Anvendelse av årsoverskudd – dekning av underskudd

Stiftelsens overskudd skal anvendes i overensstemmelse med stiftelsens formål, jfr. § 1-2 innen de rammer som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Underskudd, etter styrets disponeringer, dekkes først av fri egenkapital, dernest av grunnkapitalen.

§ 4-2 Anvendelse av stiftelsens midler ved avvikling av stiftelsen

Ved avvikling skal stiftelsens midler gå til allmennyttige formål etter nærmere bestemmelser vedtatt av generalforsamlingen.

Beslutning om anvendelse av stiftelsens midler ved avvikling skal forelegges rette myndigheter for godkjenning.